Секретарь / офис-менеджер

Вакансия компании Союз «Магнитогорская торгово–промышленная палата»<br/>Магнитогорская торгово-промышленная палата – негосударственная некоммерческая организация, основанная на добровольном членстве, объединяющая организации различных форм собственности, а также частных и индивидуальных предпринимателей. Магнитогорская ТПП учреждена в 1998 году в целях содействия развитию экономики города Магнитогорска и ее интегрированию в российскую и мировую хозяйственную систему, формированию современной промышленной, финансовой и торговой инфраструктуры, созданию благоприятных условий для предпринимательской деятельности, урегулированию отношений предпринимателей с их социальными партнерами.<br/><br/>Обязанности<br/><br/>- Основные функции заключаются в обеспечении работы офиса. В данный пункт входит заказ канцтоваров, расходных материалов, статистических сборников и иной литературы, необходимой для выполнения сотрудниками своих прямых обязанностей. Собирать заявки на канцтовары по отделам (один раз в квартал или по необходимости), обобщить и направить в бухгалтерию для рассмотрения и утверждения руководителем. Ведение учета складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.- Прием и разбор корреспонденции не менее 2 раз в день, поступающий на офисный электронный почтовый ящик или в печатном варианте. Прием корреспонденции у почтальона, доставка для организации с отделения связи и отправка корреспонденции с разных отделов, сортировка почты по отделам. Передавать документы, поступившие от бухгалтерии, по отделам. Регистрация входящих и исходящих документов на бумажных и электронных носителях, регистрация документов в системе КИС. Подготовка и рассылка информационных писем (на различные темы) членам палаты, партнерам палаты, органы местного самоуправления и т.д. Подготовка почтовых отправлений и отправка почтовой корреспонденции Почтой России или курьерской службы с разных отделов. Передача корреспонденции после рассмотрения руководителя в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации, подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителя.- Ведение делопроизводства и профессиональной учетно-отчетной документации. Ведение архива. Ведение табеля, наличие информации по перемещению работников. Консультация посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Заполнение и регистрация договоров. Оформление экспертных заключений (печати, пломбы, регистрация). Оформление документов по оплате услуг (чеки, приходные ордера). Оказание помощи клиентам при заполнении заявки (договора).- Сопровождение фирменного стиля: взаимодействие с подрядчиками, участие в подготовке рекламной и сувенирной продукции: буклеты, открытки, календари, пакеты, ручки, брошюры и т.п.- Сбор информации по обучению экспертов. Подготовка и рассылка писем по обучению, сбор заявок на обучение, составление, подписание и отправка договоров, внесение данных в таблицу, сканирование удостоверений в индивидуальные папки.- Тимбилдинг и повышение мотивации сотрудников, путем организации корпоративных мероприятий. Организация встреч, совещаний, переговоров руководителя с его посетителями, организация чаи и кофе. Организация поздравлений сотрудников офиса с днем рождения (подготовка поздравления, информирование сотрудников о месте и времени поздравления).- Помощь специалистам всех отделов в копировании, сканировании документов и проведении разного рода мероприятий по всем отделам. Выполнение поручений руководителя.- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.- Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.- Следить за своевременным рассмотрением и представлением